Горюче-смазочные материалы (ГСМ) играют ключевую роль в повседневной работе автомобильного транспорта, используемого на предприятиях. Эти материалы, включающие бензин, дизельное топливо, масла и другие смазочные составы, являются основными расходными материалами для транспортных компаний, служб доставки, производственных и строительных предприятий. Для контроля и документального учета расхода топлива и смазочных материалов необходимо использовать акт на списание ГСМ — документ, фиксирующий фактическое потребление этих материалов.
Данный акт выполняет важные функции в бухгалтерском учете компании, так как является основанием для списания затрат на ГСМ. Ведя учет расходов на горюче-смазочные материалы, компания может контролировать бюджет, анализировать затраты и оптимизировать использование ресурсов. Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основании путевых листов и актов, что позволяет учитывать фактический расход и проверять его на соответствие установленным нормам. Такой документ также может быть полезен при проверке налоговыми органами, поскольку он обоснованно подтверждает расходы на топливо.
Утверждение акта комиссией
Процесс списания ГСМ требует особого контроля, поэтому акт обычно утверждается специально назначенной комиссией. Комиссия состоит из нескольких сотрудников, ответственных за учет и контроль расходов ГСМ. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и может включать представителей бухгалтерии, сотрудников транспортного отдела, а также инженеров или технических специалистов.
Такая структура позволяет обеспечить объективность процедуры списания, а также снизить риск ошибок или злоупотреблений.
Комиссия занимается проверкой данных, предоставленных в путевых листах и других сопроводительных документах, сверяет фактический расход ГСМ с утвержденными нормами и фиксирует выявленные отклонения. Это позволяет предотвратить перерасход топлива и обеспечить прозрачность учета. Важно, чтобы путевой лист для списания ГСМ образец заполнялся корректно, так как именно он служит основой для проверки и принятия решения комиссией.
Как правильно оформить акт на списание ГСМ?
Для составления акта на списание ГСМ необходимо соблюдать ряд требований к его форме и содержанию. Акт списания ГСМ должен включать следующие ключевые данные:
- Название организации, от имени которой составлен акт, например, ООО «Транспорт-Сервис».
- Дата составления акта и отчетный период, за который производится списание (например, январь 2024 года).
- Виды и количество горюче-смазочных материалов, подлежащих списанию.
- Утвержденные на предприятии нормы расхода и фактические данные.
- Подписи всех членов комиссии и дата утверждения руководителем.
Каждое предприятие имеет свои нормы расхода топлива и смазочных материалов, которые рассчитываются на основании данных о типе используемых транспортных средств, условиях эксплуатации, пробеге и других факторах. Эти нормы утверждаются приказом руководителя и являются основой для составления акта. Фактический расход топлива и смазочных материалов должен проверяться на соответствие этим нормам. Акт подписывается всеми членами комиссии, что подтверждает корректность указанных данных.
Пример составления акта на списание ГСМ
Для правильного составления акта на списание ГСМ важно соблюдать порядок его заполнения. Ниже представлен подробный пример заполнения акта.
Шапка и заголовочная часть
В правом верхнем углу документа указывается место для подписи руководителя, даты и утверждения. В шапке акта указываются следующие данные:
- Название предприятия, например, ООО «Транспорт-Сервис».
- Дата составления акта — 10 января 2024 года.
- Номер акта, соответствующий внутреннему документообороту компании.
Наименование документа
В центральной части листа пишется наименование: «Акт на списание ГСМ». Под наименованием кратко описывается его назначение, например: «Документ предназначен для учета расхода топлива и смазочных материалов за январь 2024 года».
Состав комиссии
В следующей части акта приводится список членов комиссии, которые ответственны за проверку и утверждение данных о расходе ГСМ. Указываются ФИО, должность и структурное подразделение каждого члена комиссии. Такой подход помогает определить лиц, ответственных за корректность данных в акте.
Период и данные автомобиля
Для точного учета расхода ГСМ указывается период списания — с 1 по 31 января 2024 года, а также марка и государственный номер автомобиля, который использовался. Например, это может быть автомобиль марки «Газель», госномер А123ВС77. Эти данные позволяют идентифицировать транспортное средство, для которого производится списание ГСМ.
Основная таблица расхода ГСМ
Основная часть акта включает таблицу, где указываются данные по каждому виду ГСМ:
Наименование ГСМ | Количество (л) | Норма расхода | Фактический расход | Стоимость (руб.) |
Бензин АИ-92 | 100 | 10 л/100 км | 95 | 4500 |
Моторное масло | 5 | 1 л/1000 км | 4,8 | 1500 |
Дизельное топливо | 200 | 15 л/100 км | 195 | 9000 |
В таблицу заносятся все горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию, с указанием единиц измерения, нормы расхода и фактических данных, полученных на основе путевых листов. Если строки остаются незаполненными, в них ставятся прочерки, чтобы исключить возможность дописки данных.
Примечания и направление расхода
Под таблицей указывается направление расхода, например, «для нужд организации». Также к акту прилагаются путевые листы ГСМ, пронумерованные в хронологическом порядке, которые подтверждают использование топлива для конкретного транспортного средства.
Подписи и утверждение акта
Документ завершается подписями всех членов комиссии с расшифровкой автографов, что подтверждает подлинность данных. Для окончательного утверждения акт подписывается руководителем предприятия или уполномоченным лицом.
Типовой образец акта на списание ГСМ
Типовой образец акта на списание ГСМ может содержать дополнительные разделы в зависимости от особенностей документооборота конкретного предприятия. При составлении акта важно:
- Указывать единицы измерения — литры для топлива, килограммы для смазочных материалов.
- Привязать данные акта к путевым листам, которые служат подтверждением фактического расхода ГСМ.
- Следить за соответствием фактического расхода утвержденным нормам.
Для налоговых органов данный документ является подтверждением затрат на ГСМ, а для предприятия — инструментом контроля за расходом топлива и смазочных материалов.
Акт на списание ГСМ — это важный документ, обеспечивающий правильный учет расходов на топливо и смазочные материалы. Он позволяет структурировать данные по каждому виду ГСМ, установить соответствие расхода утвержденным нормам, а также уменьшить риск ошибок и нарушений. Соблюдение всех требований при оформлении акта помогает обеспечить его юридическую значимость и прозрачность учета.
